Como nunca me ha gustado aquello del «knowledge is power and the power is mine», me gustaría compartir en este post algunas herramientas y servicios web gratuitos que nos pueden ayudar a impulsar el desarrollo de nuestra hermandad, ahorrar costes, o llegar de una forma más eficaz a la más gente.
Abordaré los aspectos que desde mi modesta experiencia en cofradías me parecen más necesarios, más útiles, o que reflejan más carencias: gestión de la base de datos de hermanos, gestión interna y comunicación del grupo de directivos, redes sociales (el eterno debate), plataformas de comunicación (webs, blogs…), correo electrónico, gestión del archivo de la hermandad (fotos, vídeos, documentos…), etc. Incluiré también tutoriales o demostraciones en los casos en los que sea posible, para acabar también con la excusa de la pereza y el desconocimiento.
Todos los servicios que indico, salvo honrosa excepción, tienen dos características comunes: son online (esto es, no son programas que dependan de estar instalados en ningún PC) y gratis.
Aplicaciones y servicios web gratis para gestionar una cofradía
Gmail (correo electrónico)
Empecemos por el principio: el principal medio de comunicación de las cofradías debe ser el email. El papel cuesta dinero, ocupa sitio (y los sitios cuestan también dinero), requiere tiempo (que también cuesta mucho dinero) y además es contaminante. Nuestra cofradía debe tener un correo electrónico.
¿Por qué gmail y no otro servicio de email? En primer lugar porque es muy bueno, y en segundo lugar porque nos permite acceder con mayor comodidad al resto de servicios de Google y otros servicios asociados, algunos de los cuales encontraremos también en esta lista. Recomiendo Gmail vivamente como punto de partida.
Blogger o WordPress (plataforma de comunicación de nuestra hermandad)
Siempre deberíamos tener a mano una plataforma gratuita de blogging. Llevo tiempo diciendo que una página web es un instrumento cuasi pasado de moda ya, al menos si su único propósito es la comunicación. ¿Por qué una arquitectura blog y no una arquitectura web? Principalmente por tres motivos:
A) Coste (es más barato).
B) Facilidad de uso y mantenimiento. No hace falta saber programar ni tener conocimientos avanzados para gestionar un blog (o los necesarios son muchísimo menores que para crear y administrar una web).
C) Interconexión con el resto de servicios que hoy día existen en (y yo diría que SON) Internet, me refiero a redes sociales, dispositivos móviles, etc. Una arquitectura blog permite gestionar este tipo de servicios de manera mucho más ágil, automática, y sobre todo flexible (aparece un servicio nuevo –> mi blog automáticamente me ofrece un widget nuevo para usarlo, si me apetece).
Me detengo especialmente en el punto A (coste) aprovechando todo lo que se está hablando en los últimos tiempos con el tema de las subvenciones, presupuestos, recortes, etc.
Para empezar, el alojamiento y el nombre de dominio en un blog son GRATIS (hay hermandades que se están gastando cerca de 100 euros anuales en esto). Si adicionalmente queremos buscar un nombre algo más corporativo, tenemos la opción de contratarlo y hacer la migración automáticamente por una cuota de apenas 8-12$ al año.
Y para terminar, la creación de los contenidos es GRATIS. Crear una web es un proceso que si nos lo cobrara un profesional sería con facturas de 4 cifras en la mayoría de los casos. Si no queremos depender de la caridad de un cofrade diseñador, podemos abrir un blog, configurarlo y dejarlo bonito nosotros mismos en nuestra casa en cuestión de 20 minutos.
Dicho esto, las plataformas de blogging más accesibles y recomendables hoy día son Blogger (o Blogspot, tanto da) y WordPress. El primero es más de andar por casa, y el segundo es digamos más «profesional». Ambos son igualmente válidos para el propósito que nos ocupa. Este blog está alojado en Blogspot, y por ejemplo jesuscondenado.com lo tenemos alojado en un WordPress.
WordPress, aclaro, tiene dos versiones: wordpress.com, que nos da el alojamiento incluido, pero no nos permite añadir más plugins que los que vienen por defecto (aunque son más que suficientes), y wordpress.org, que ya tenemos que alojarlo nosotros por nuestra cuenta y permite usar cualquier plugin que queramos. Otro detalle: wordpress.com no permite incluir anuncios ni ningún otro tipo de publicidad.
· Blogspot
· WordPress
Mailchimp o Aweber (envíos masivos y gestión avanzada del correo electrónico)
Otro principio básico: de nada sirve tener una gran web si no provocamos que los hermanos la usen. El mejor vínculo que existe hoy día entre una organización (cofradía) y una persona (hermano) es el correo electrónico. Además, cualquiera de estas dos plataformas nos sirve también para almacenar la BD de todos nuestros hermanos, con los campos y datos que queramos. Además son exportable a Excel en cualquier momento (por si aún tenemos añoranza del gestor de Microsoft).
Es cierto que no todos los hermanos usan correo electrónico, pero con los años cada vez son menos. Y en todo caso: ¿existe acaso alguna cofradía que llegue ahora mismo al 100% de sus hermanos vía correo postal? ¿Todas las direcciones postales están actualizadas en nuestras bases de datos? Otro punto a favor: cada son más personas las que consultan su email no en casa sino en el móvil, con lo cual todavía ganamos más en inmediatez. Yo puedo comenzar a escribir un aviso a todos mis hermanos ahora mismo, y en cuestión de 10 segundos mi destinatario ya lo estará leyendo en su teléfono.
Alternativa made in Spain:
En estas mismas fechas los compañeros de Taunology acaban de lanzar Acumbamail, una idea parecida a la de Mailchimp pero 100% española, que por supuesto también recomiendo aunque en este caso sin conocimiento de causa, porque obviamente aún no he podido trabajar con ella.
Mailchimp es completamente gratis para listas de correo de hasta 2000 usuarios como máximo, y tiene un límite de 12000 envíos al mes. A partir de esa cifra, hay que pagar. Aweber ya es una plataforma profesional y requiere cuota.
Para saber más:
Google Calendar (calendario, agenda y tablón de anuncios)
¿Agenda? ¿Tablón de anuncios? ¿Programación de actos y eventos de la hermandad? ¿Recordatorios cuando se acerca la fecha de un evento? Todo y mucho más lo tenemos en Google Calendar. Como siempre, otra ventaja de tener una cuenta de correo de Gmail. Y si además hemos optado por tener un blog para nuestra hermandad, podremos integrar fácilmente en él el Calendar y mantener a nuestros visitantes informados al momento de la programación de actos que tenemos prevista.
Para saber más:
· Tutorial de Google Calendar
Flickr (archivo fotográfico y audiovisual de la hermandad)
¿Qué pintan a estas alturas los archivos fotográficos de las hermandades encerrados en un cajón? ¿Para qué sirve una foto si los hermanos no pueden verla? ¿Qué mejor publicidad que enseñarle a todo el mundo las imágenes de lo que hacemos?
¿Crear un álbum fotográfico en Facebook para que lo vean solo los 100 o 200 contactos que tenemos en Facebook? ¿No sería mejor hacer un álbum público, organizado y visible en toda la red? Para todo esto y mucho más, Flickr es nuestro amigo.
Cuando queramos, añadimos más fotos, las borramos, las etiquetamos, creamos álbumes para clasificarlas… no hay límite de espacio. Y las puede ver todo el mundo. Podemos deshabilitar la descarga o poner a cada imagen la licencia que queramos, en caso de que tengan derechos de autor. Y para ingresar en Flickr no hace falta crearse una nueva cuenta… basta con nuestro mismo acceso de Gmail (otro motivo más para lo recomendado en el primer punto).
Ojo, Flickr también nos sirve como almacenamiento multimedia de vídeos… aunque si queremos apostar por el multimedia parece más lógico abrir una cuenta de Youtube de nuestra cofradía, verdad?
Para saber más:
· Flickr
· Tutorial de Flickr
Facebook, Twitter, Tuenti, Pinterest… (comunicación y redes sociales)
La pregunta está en el aire: ¿mi hermandad necesita una red social? Pues no, no necesariamente. Depende de cuál sea nuestro público (hermanos a quienes queramos llegar) y del uso que estemos dispuestos a darle. Una red social mal llevada puede darnos la imagen más cutre y descuidada que podamos imaginar. Si la tenemos, que sea con conocimiento de causa y con una estrategia clara y prevista de antemano sobre lo que se quiere hacer.
Una vez que nos decidimos a abrirla, hay que pensar en el uso que le queremos dar. Por supuesto que no se llega a todos los hermanos a través de estas vías. Pero a los 5, 10, 15 o 50 que llegues, los vas a tener fidelizados y en contacto prácticamente al minuto, y cada día. Y quienes conocemos la cotidianeidad de una hermandad sabemos que este es un número valioso, muy valioso para cualquiera. Además es probable que la mayoría de esos hermanos fidelidades sea gente joven, un valor todavía más alza en las hermandades. Miel sobre hojuelas. Claro está, habrá que saber identificar a esas personas entre el total de nuestros seguidores, habrá que esforzarse por publicar contenidos de relevancia en nuestra red social con frecuencia para que la gente nos siga, y habrá que preocuparse de conversar lo suficiente con nuestros seguidores para que estos vean que la historia sirve para algo y dejen de prestarnos atención a los dos meses.
Hootsuite es la mejor aplicación web que existe para poder gestionarlas todas desde cualquier sitio. También está muy bien Tweetdeck, pero eso ya es un programa que nos obliga a tenerlo instalado en un equipo fijo.
· Hootsuite
Tweriod es una herramienta muy práctica para sacarle provecho a nuestra cuenta de Twitter, ya que nos dice a qué horas del día están nuestros seguidores conectados, cuándo tienen más actividad, y por consiguiente cuándo nos conviene publicar nuestros tweets para que estos tengan la mayor repercusión posible. Análisis gratis desglosados por día (domingos, fines de semana, días laborables, combinado…)
· Tweriod
Zoho Creator (bases de datos online)
Para una hermandad es fundamental tener su base de datos de hermanos actualizada y accesible al minuto. Si queremos disponer de ella en todo momento no es buena idea utilizar un programa instalable como el MS Access que suele ser el más popular. De esta forma la BD depende de una sola persona, que además debe estar medianamente instruida en el manejo de la aplicación.
Zoho Creator es un sistema para crear y gestionar nuestra base de datos online de forma segura, totalmente gratis (no es apto para bases de datos avanzadas, pero para lo que necesita una cofradía resulta más que suficiente) y con un manejo mucho más intuitivo que cualquier programa. Además todas las BD son colaborativas, de forma que ya no dependeremos de una sola persona (secretario, hermano mayor) para visualizar o hacer cambios en el listado de hermanos.
Para saber más:
– Zoho Creator
– Tutorial de Zoho Creator
Dropbox, Google Docs y SugarSync (documentos compartidos, públicos o restringidos)
Google Docs es uno de los servicios más completos que podemos encontrar en este post y en toda la red para la gestión de documentos. Todos los documentos de una hermandad, sean del tipo que sean, disponibles en cualquier sitio, y para cualquier persona. Podemos indicar si cada documento queremos que sea público, privado, o accesible solo para quienes nosotros queramos.
Ya no es necesario almacenar toneladas de papeles y documentos en cajones (expuestos al deterioro o al olvido). Podemos usar Google Docs como organizador y archivo de documentos de manera segura -y por supuesto privada.
Otras aplicaciones, por ejemplo, puede ser el envío de documentación o boletines a los hermanos. No hace falta enviar cartas a tus inscritos: pónselas en Google Docs. Y quien dice cartas dice carteles, trípticos, fotos, hojas de cálculo… todo lo que se nos ocurra que pueda ser de interés para un hermano de nuestra cofradía, y que ahora por motivos logísticos ni siquiera nos planteamos divulgar.
SugarSync tiene usos similares aunque más orientados a la pura sincronización de archivos. Tiene cuenta gratis de 5 GB, y es muy útil como sistema de backup (¿Las cofradías tienen copia de seguridad de todos los contenidos de su web o incluso de su BD o documentos internos? ¿qué pasa si algún día se nos muere nuestro disco duro o algún accidente doméstico se lleva por delante todo lo que tenemos en casa?)
Para saber más:
· Tutorial Google Docs
· SugarSync
· Dropbox
· Tutorial de Dropbox
BaseCamp o Redmine (gestión de grupos humanos y planificación de proyectos)
Evitemos reuniones y tener asuntos parados por no poder vernos los directivos. Gestión de grupos deslocalizados: reparto de tareas, planificación de proyectos, asunción de responsabilidades, etc. Bueno, nada que no se pueda llevar a cabo a través del correo si la organización es eficiente. Pero si necesitamos más ayuda, estas aplicaciones nos la ofrecen.
Para saber más:
· BaseCamp
· Redmine
Slideshare.net (presentaciones online)
Ahora que se está poniendo de moda usar el PowerPoint para las asambleas generales de hermanos (acertadamente en mi opinión), qué mejor forma de aprovecharlo que extendiendo estas presentaciones a todos los que quieran verlas desde casa, en cualquier momento y en cualquier lugar. Slideshare.net es un servicio que nos permite subir nuestra presentación PowerPoint a la red y visualizarla después cómodamente.
Pensemos en la potencia y en las opciones que nos permite este servicio: podemos elaborar dossiers informativos o instrucciones complejas para la procesión (para los hermanos de carga, para jefes de paso… lo que se nos ocurra) con todo lo que necesitemos -gráficos, dibujos, fotos, texto- pero en lugar de depender de un proyector, una sala y un ordenador simplemente colgarlo en Slideshare.net y dejar que nuestros destinatarios lo vean tantas veces como quieran. O simplemente difundir de esta forma nuestro boletín, revista, guía oficial, etc. Esto habría que proponérselo a la UCP, porque total, si luego las guías se regalan… de todas formas estoy seguro de que no hará falta porque también leen mi blog.
Aquí un par de ejemplos cofrades para tomar nota:
. Boletín Oficial de la Semana Santa de Berja 2010
· Boletín Oficial de la Hermandad de San Isidoro (2010)
Para saber más:
· Slideshare.net
Gestión de contraseñas
Todo lo que aquí se expone, al ser aplicaciones web, necesita únicamente de un registro (email) y una contraseña. ¿Queremos gestionar todas estas contraseñas de forma segura? Os dejo no una sino 5 herramientas gratuitas para hacerlo:
Para saber más:
Esendex (envíos masivos de SMS a móviles)
Bueno, este medio también es de pago, pero allá cada uno con su conciencia. Por opciones no será. Manda SMS masivos a cualquier lista de móviles para avisar, recordar o informar de cualquier evento a tus hermanos. Personalmente prefiero el correo electrónico, por barato, por fiable y por la libertad de poder meterle todos los contenidos que queramos.
Para saber más:
Algunas consideraciones:
Las que he puesto aquí son algunas herramientas, hay muchos otros servicios web gratuitos con utilidades parecidas a las aquí expuestas. Seguramente algún lector conocerá también otras posibilidades que no hemos contemplado… no dejéis de mencionarlas. Compartir es ganar.
Lista de ventajas (y hechos demostrables) que se pueden conseguir usando este tipo de herramientas:
– Ahorro: No hace falta gastarse cientos de euros al año en correo postal (envíos, sellos, papel, sobres, fotocopias…). Sin mencionar el coste en tiempo de preparar y gestionar esos envíos. A veces parece como si el tiempo fuera gratis, y yo justo pienso que es el recurso más valioso. Todos conocemos casos de hermanos o directivos cansados o quemados por la falta de tiempo, tiempo que se roba a las familias o a otras actividades. También pensemos que ese tiempo que nos ahorramos lo podríamos dedicar a trabajar o gestionar otros proyectos para la cofradía.
– Seguridad: No tenemos todo metido en un único alojamiento y dependiente de una web. Si se cae, si nos falla la persona que la administra, si hay algún problema, estamos perdidos. De esta forma tenemos todo en servicios externos, y específicamente pensados para su propósito (por lo tanto más eficaces). Las fotos en Flickr, la BD en Mailchimp, la agenda en Calendar, los documentos en Google Docs, etc. Desde nuestro blog enlazamos e informamos de cada servicio de la manera en que nos dé la gana. ¿Queremos cambiar de diseño? No problem, todo sigue estando en el mismo sitio. ¿Queremos cambiar de web? No problem, todo sigue estando en el mismo sitio. ¿Hay un ataque nuclear y nos quedamos sin alojamiento? No hay problema, el resto de cosas seguirán funcionando y seguirán visibles en la red.
Con un modelo de gestión de este tipo, se gana también en flexibilidad, logística, fidelización de nuestros hermanos y un sinfín de detalles más.
– Segmentación: A través de Mailchimp por ejemplo podemos enviar correos a un determinado tipo de usuarios. A los que no han abierto los últimos correos, a los que no han acudido a un determinado evento, etc. También podemos dejar la fecha y la hora de envío programada de antemano, o incluso saber a qué hora se abren los correos o cuáles de los enlaces que incluimos son más pulsados por nuestros usuarios. Esto nos permite adaptar nuestro email a lo que realmente busca la gente y lograr, en última instancia, una mejor, más cercana y más eficaz comunicación con nuestros hermanos.
– Cercanía: Podemos conseguir una comunicación mucho más cercana con nuestros hermanos. Llevo un par de décadas en esta historia y creo que uno de los grandes fallos de las cofradías es no saber llegar a sus asociados – una carta al año y gracias. Actuando así no podemos pedir luego que la gente haga un esfuerzo y acuda en masa a todas las actividades que se realizan más allá de Semana Santa. Comuniquémonos con ellos de forma contínua, inmediata, y cálida. Y ojo: comunicar no solo enviar unas letras. También es pedir opiniones, dar agradecimientos, enviar fotos o vídeos, conversar o escuchar (sí, escuchar!) a nuestros hermanos.
– Coherencia: Si con estos modelos de gestión gastamos menos dinero y nos acercamos a un público más joven, ¿no estaremos difundiendo un mensaje más creíble cara al exterior?
En resumen, que por información y opciones no va a quedar. Todas las herramientas aquí propuestas son más baratas, más rápidas y más sencillas que los procesos que utilizamos habitualmente en las cofradías cacereñas. Lógicamente esto no es fácil: hay que tener ganas de cambiar rutinas, de hacer las cosas de distinta manera, y de promover un cambio y una actualización con hechos, no con palabras.
Podemos pensar que este tipo de procesos son «complicados», y que hace falta un mínimo de conocimiento o de manejo en Internet para sacarles partido. Bueno, el conocimiento ya lo tienen en este post. Y el ponerlo en práctica, efectivamente, requiere una mínima destreza en la red. Si no la tenemos, y este humilde artículo no es suficiente, quizás haya que pensar en reclutar a personas que sí puedan encargarse de este cometido a la hora de crear grupos de trabajo -léase juntas directivas- lo mismo que buscamos personas competentes en tesorería, en intendencia, o con otro tipo de cualidades. Yo, hasta donde conozco, puedo asegurar que las hay a patadas.
Ofrezco mi correo personal, sin compromisos, para cualquier cofradía -o cofrade- que demuestre interés y necesite aclarar cualquier duda respecto a lo aquí expuesto. Dejen un comentario aquí abajo, y me pondré en contacto a la mayor brevedad posible.